Ako si správne určiť priority v rámci pracovného dňa

Práve preto je veľmi dôležité vedieť určiť si priority. Pomôcť nám k tomu môže tzv. Eisenhowerova matica známa aj ako Eisenhowerov Box.

Jedná sa o jednoduchý, ale zároveň efektívny nástroj na rozhodovanie. Pomenovaný je podľa Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezidenta Spojených štátov amerických, podplukovníka riadiaceho mnohé vojenské operácie počas druhej svetovej vojny.  Eisenhower v roku 1954 v jednom prejave citoval nemenovaného rektora univerzity:

,,Mám dva druhy problémov, naliehavé a dôležité. Naliehavé nie sú dôležité a dôležité nie sú nikdy naliehavé.”

Tento výrok slúžil ako podklad na vytvorenie matice, ktorá nám pomôže rozdeliť úlohy 4 kategórie:

• úlohy, ktoré urobíte ako prvé
• úlohy, ktoré naplánujete na neskôr
• úlohy, ktoré delegujete
• úlohy, ktoré odstránite

Matica nám pomôže rozlíšiť napríklad medzi tým, čo je skutočne urgentné a zároveň dôležité a medzi tým, čo je síce urgentné, ale nie je dôležité. Správne zaradenie úloh do jednotlivých kvadrantov nám umožní efektívne si rozdeliť náš pracovný čas.  

• urgentné a dôležité –⁠ všetky úlohy, aktivity a projekty z tohto kvadrantu treba urobiť hneď. Zvyčajne ich býva najmenej a nezaberajú mnoho času, ako príklad možno uviesť dôležitý telefonát s obchodným partnerom
• neurgentné a dôležité –⁠ tieto úlohy by ste mali urobiť, ale nie je potrebné ich urobiť hneď, sú to skôr strategickejšie úlohy, vyžadujúce dlhší čas ako napríklad tvorba obchodnej stratégie. Ideálne je naplánovať si ich realizáciu na vhodný čas.
• urgentné a nedôležité –⁠ úlohy z tohto kvadrantu je ideálne delegovať na iných, môže ísť napríklad o vybavenie doručenej pošty či nákup tonera do tlačiarne. Väčšinou teda spadajú do kompetencie niekoho iného.
• neurgentné a nedôležité –⁠ tieto úlohy možno úplne odstrániť, netreba im venovať čas a pozornosť. Môže sa jednať o úlohy typu vyberanie farieb vizitiek, filtrovanie a prečisťovanie e-mailovej komunikácie či trávenie času na sociálnych sieťach

Pokiaľ sa naučíme správne zaraďovať úlohy do jednotlivých kvadrantov, ušetríme si čas a budeme sa viac venovať tým skutočne dôležitým úlohám.